Si tu equipo pierde horas en tareas manuales, ODE Consultoría ya tiene una respuesta

Hay un tipo de ineficiencia que casi ninguna empresa mide porque la da por asumida. Es el tiempo que sus equipos invierten cada semana en tareas que no aportan valor: rellenar hojas de cálculo con datos que ya están en otro sistema, enviar correos de recordatorio que podrían salir solos, generar informes que siempre son iguales o aprobar solicitudes que pasan por cuatro personas antes de resolverse.

No es un problema de personas. Es un problema de procesos.

Y tiene solución. ODE Consultoría, especialista desde hace más de una década en la gestión de formación bonificada para empresas, acaba de incorporar un nuevo servicio dedicado íntegramente a la automatización de procesos: diseño e implantación de flujos de trabajo automatizados para medianas y grandes empresas, adaptados a los sistemas que ya tienen y sin necesidad de cambiar de plataforma.

¿Por qué ODE entra en el mundo de la automatización?

La respuesta corta es que llevamos años haciéndolo sin llamarlo así.

La gestión de formación bonificada con FUNDAE implica un volumen considerable de documentación, plazos, comunicaciones y controles que, si se gestionan manualmente, consumen muchas horas y generan errores. La digitalización y automatización de esos procesos ha sido parte de nuestra propuesta de valor desde el principio.

Lo que hemos hecho ahora es formalizar esa capacidad y ofrecerla de forma independiente a cualquier empresa que tenga procesos repetitivos que merezcan ser automatizados, trabajen o no con nosotros en formación bonificada.

El resultado es un servicio nuevo, con metodología propia, orientado a resultados medibles y con un punto de partida sin compromiso: el diagnóstico inicial es gratuito.

Seis tipos de procesos que podemos automatizar

No existe una solución única porque no existen dos empresas iguales. Lo que sí existe son categorías de procesos que se repiten en sectores muy distintos y que tienen en común una característica: se pueden automatizar, y hacerlo libera tiempo real para las personas.

Gestión de turnos y planificación de personal

Uno de los procesos que más horas consume en empresas con plantillas grandes y turnos rotativos. La generación automática de cuadrantes de trabajo teniendo en cuenta el convenio colectivo, las vacaciones, el absentismo y las necesidades de producción elimina una tarea semanal que en muchas empresas ocupa entre cuatro y ocho horas de un técnico de RRHH. Especialmente relevante en industria, logística y servicios con más de cincuenta operarios.

Documentación y reportes automáticos

Informes periódicos, actas de reunión, hojas de control, certificados de formación o fichas de empleado: cualquier documento que siempre tiene la misma estructura y se nutre de datos que ya existen en el sistema puede generarse de forma automática. Sin intervención manual. Sin errores de copia y pega. Sin demoras.

Flujos de aprobación y notificaciones

Solicitudes de compra, altas de personal, aprobaciones de vacaciones, revisiones de contratos o validaciones de documentos. En muchas empresas estos circuitos funcionan por correo electrónico, con el riesgo de que algo se quede sin responder o llegue al responsable equivocado. La automatización de estos flujos garantiza que cada paso llega a quien tiene que llegar, en el momento adecuado, con toda la información necesaria para tomar la decisión.

Consolidación de datos y cuadros de mando

Muchas empresas tienen sus datos dispersos entre distintos sistemas, departamentos o ficheros de Excel. Consolidarlos manualmente para preparar un informe de dirección es una tarea que puede llevar horas y que no aporta ningún valor más allá del resultado final. Con la automatización adecuada, ese cuadro de mando puede estar actualizado en tiempo real y llegar al buzón del comité directivo cada lunes sin que nadie lo haya preparado.

Comunicación y seguimiento automatizado

Recordatorios de vencimiento de contratos, avisos de renovación, encuestas de satisfacción, confirmaciones de asistencia a formaciones o notificaciones de cambios normativos. Comunicaciones que deben salir en el momento correcto, con el contenido correcto y dirigidas a la persona correcta, sin depender de que alguien lo recuerde.

Integración con inteligencia artificial para procesos complejos

Para procesos que van más allá de la automatización simple: lectura e interpretación automática de documentos, clasificación de solicitudes, extracción de datos de PDFs o correos entrantes, o asistencia a usuarios internos mediante sistemas conversacionales. La IA permite abordar procesos que antes parecían demasiado complejos para ser automatizados.

Cómo trabajamos: cuatro pasos sin jerga técnica

Uno de los miedos más habituales cuando se habla de automatización es la complejidad del proceso: que requiera meses de implantación, que haya que cambiar todos los sistemas o que el equipo no sepa manejarlo después. Nuestra metodología está diseñada exactamente para evitar eso.

Diagnóstico. 

Analizamos los procesos actuales de la empresa, identificamos los cuellos de botella y estimamos el impacto potencial de cada automatización. Esta fase es gratuita y no genera ningún compromiso. En muchos casos, en una sola sesión ya es posible identificar dos o tres procesos con alto potencial de mejora.

Diseño. 

Diseñamos el flujo automatizado junto al equipo de la empresa. Definimos las reglas de negocio, las excepciones, las validaciones y las integraciones necesarias antes de tocar ningún sistema. El equipo entiende y valida lo que se va a hacer antes de que empiece la implantación.

Implantación. 

Desarrollamos e implantamos la solución, formamos a los usuarios clave y hacemos seguimiento durante el arranque. El primer proceso puede estar en producción entre tres y seis semanas desde el inicio del proyecto.

Evolución. 

Medimos los resultados, ajustamos si es necesario y ampliamos las automatizaciones a nuevos procesos. El objetivo es convertirnos en el partner estratégico que acompaña a la empresa a largo plazo en su proceso de mejora continua.

Casos reales: lo que ya hemos automatizado

La mejor forma de entender el valor de este servicio es ver lo que ha supuesto en casos concretos.

En una planta industrial con más de doscientos trabajadores, la generación manual de cuadrantes semanales en Excel ocupaba a un técnico de RRHH casi seis horas cada semana. Tras automatizar el proceso, esa tarea se realiza en minutos.

En el ámbito de la gestión formativa, automatizamos la creación de hojas de inicio y fin de acción, listas de asistencia e importaciones al sistema de gestión de FUNDAE. Lo que antes requería cuarenta y cinco minutos por acción formativa ahora se genera en segundos.

En una empresa de logística, automatizamos los reportes diarios de estado de flota, las alertas de mantenimiento preventivo y las notificaciones a responsables, eliminando la intervención manual del equipo de operaciones.

En RRHH, automatizamos el flujo completo de incorporación de un nuevo empleado: desde la aceptación de la oferta hasta el primer día de trabajo, generando automáticamente los documentos necesarios, las solicitudes IT, las comunicaciones a los departamentos implicados y los recordatorios de formación obligatoria.

Los números que avalan el servicio

Los resultados de los proyectos implantados hasta ahora ofrecen una referencia clara de lo que es posible conseguir:

La reducción media en tiempo de gestión interna en los primeros seis meses tras la implantación es del cuarenta por ciento. El primer proceso puede estar en producción en tres a seis semanas. Más del ochenta por ciento de los proyectos se amplían a nuevos procesos tras completar el primero. Y el cien por cien de los proyectos se ha entregado sin desviación de plazo.

El diagnóstico inicial, que permite identificar exactamente qué se puede automatizar y qué impacto tendría, no tiene coste.

Una propuesta diferente: adaptada a lo que ya tienes

Una de las diferencias fundamentales de nuestra aproximación es que no partimos de cero ni obligamos a cambiar de plataforma. Trabajamos con los sistemas que la empresa ya usa: ERP, Office 365, Google Workspace, correo corporativo, software de RRHH o gestor documental propio.

La automatización no requiere invertir en nuevas licencias ni en formación masiva. Requiere entender los procesos, diseñar bien la solución y acompañar al equipo en el cambio. Eso es exactamente lo que hacemos.

Sectores en los que operamos

El servicio está dirigido a empresas de cualquier sector con procesos administrativos, de gestión o de comunicación susceptibles de ser automatizados. Trabajamos especialmente con empresas de los sectores industrial, logístico, de salud y servicios, construcción, consultoría y recursos humanos.

Nuestra presencia en Barcelona, Girona, Madrid y Pamplona nos permite trabajar tanto en formato presencial como remoto, adaptándonos a la realidad de cada empresa.

¿Por dónde empezamos?

Si estás leyendo esto y estás pensando en algún proceso de tu empresa que siempre te ha parecido demasiado manual, demasiado lento o demasiado propenso a errores, ese es exactamente el punto de partida.

Cuéntanoslo. En cuarenta y ocho horas te decimos si tiene solución automatizable y cómo abordarla.

El diagnóstico es gratuito. El compromiso, ninguno.

Escríbenos a ode@odeconsultoria.es o llámanos al 948 136 739. Puedes conocer todos los detalles del servicio en odeconsultoria.es/automatizaciones